POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. SŁOWNIK UŻYTYCH POJĘĆ
1.1. Administrator – Fundacja Chrześcijańskie Granie z siedzibą w Warszawie (01-815) przy ul. Dewajtis 3.
1.2. Dane Osobowe – wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
1.3. Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.
1.4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
1.5. Osoba, której dane dotyczą – każda osoba fizyczna, której Dane Osobowe przetwarzane są przez Administratora.
2. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
2.1. W związku z prowadzoną działalnością Administrator
zbiera i przetwarza Dane Osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa
(w tym w szczególności z RODO) i przewidzianymi w nich zasadami
przetwarzania danych.
2.2. Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania
Danych Osobowych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu
Danych Osobowych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie
prawnej przetwarzania. Administrator dba o to, by Dane Osobowe były
zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane
tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
2.3. Przetwarzając Dane Osobowe, Administrator zapewnia
ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu
Osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków
bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony Danych Osobowych (np.
„wycieku” Danych Osobowych lub ich utraty), Administrator poinformuje o
takim zdarzeniu Osoby, których dane dotyczą, w sposób zgodny z
przepisami.
3. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
3.1. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: chrzescijanskiegranie@gmail.com lub adres korespondencyjny: Chrześcijańskie Granie, Dewajtis 3, 01815 Warszawa
3.2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Danych Osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych należy kontaktować z Administratorem.
4. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
4.1. Administrator
stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne, które umożliwiają
rejestrowanie wszystkich operacji na Danych Osobowych. Dostęp do Danych
Osobowych posiadają jedynie osoby upoważnione przez Administratora i
wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane
przez nie zadania.
4.2. Podwykonawcy Administratora i inne podmioty
współpracujące z Administratorem dają gwarancję stosowania odpowiednich
środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane Osobowe
na zlecenie Administratora.
4.3. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i
monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń Danych Osobowych do
identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża
dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa Danych Osobowych.
5. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
KORESPONDENCJA TRADYCYJNA I E-MAILOWA
5.1. W przypadku kierowania do Administratora za
pośrednictwem: tradycyjnej korespondencji lub poczty e-mail niezwiązanej
z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową,
Dane Osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w
celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
5.2. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony
interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na
obsłudze korespondencji kierowanej do niego w związku z jego
działalnością.
5.3. Administrator przetwarza jedynie Dane Osobowe
istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji
jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w
niej Danych Osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie
osobom upoważnionym.
KONTAKT TELEFONICZNY
5.4. W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do załatwienia sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością.
ZBIERANIE DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ CELÓW ADMINISTRATORA LUB WYKONYWANIEM INNYCH UMÓW
5.5. W razie zbierania Danych Osobowych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje Osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej Danych Osobowych w momencie zawierania umowy.
5.6. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera Dane Osobowe także w innych przypadkach:
5.6.1. np. podczas organizowanych przez Administratora wydarzeń (w tym różnego rodzaju spotkań społeczności skupionej wokół Chrześcijańskiego Grania, uroczystości o charakterze religijnym, festiwali), a także poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
5.6.2. w celu zapewnienia odpowiedniej ewidencji i obsługi wpłat darowizn. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na niezbędności wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze oraz na tworzeniu i utrzymywaniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
5.7. Dane Osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.
6. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
6.1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej
przetwarzania Danych Osobowych, Dane Osobowe są ujawniane zewnętrznym
podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę
systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia biurowego),
podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, usługi archiwizacyjne;
kurierom, agencjom marketingowym.
6.2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia
wybranych informacji dotyczących Osoby, której dane dotyczą, właściwym
organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich
informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie
z przepisami obowiązującego prawa.
7. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG
7.1. Poziom ochrony Danych Osobowych poza Europejskim
Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo
europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane Osobowe poza
EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego
stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
7.1.1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane
Osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna
decyzja Komisji Europejskiej;
7.1.2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
7.1.3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
7.1.4. w razie przekazywania danych do USA – współpracę
z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (ang.
Privacy Shield) zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
7.2. Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania Danych Osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.
8. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
8.1. Okres przetwarzania
Danych Osobowych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej
usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania Danych Osobowych może
także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W
przypadku przetwarzania Danych Osobowych na podstawie uzasadnionego
interesu Administratora, Dane Osobowe przetwarzane są przez okres
umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego
sprzeciwu względem przetwarzania Danych Osobowych. Jeśli przetwarzanie
odbywa się na podstawie zgody, Dane Osobowe przetwarzane są do jej
wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i
wykonania umowy, Dane Osobowe są przetwarzane do momentu jej
rozwiązania.
8.2. Okres przetwarzania Danych Osobowych może być
przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia
lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie
– jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy
prawa. Po upływie okresu przetwarzania Dane Osobowe są nieodwracalnie
usuwane.
9. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE DOTYCZĄ
9.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa do:
9.1.1. informacji o przetwarzaniu Danych Osobowych – na
tej podstawie osobie zgłaszającej żądanie Administrator przekazuje
informację o przetwarzaniu Danych Osobowych, w tym przede wszystkim o
celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych Danych
Osobowych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie
usunięcia Danych Osobowych;
9.1.2. uzyskania kopii Danych Osobowych – na tej
podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych Danych Osobowych
dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
9.1.3. sprostowania – Administrator zobowiązany jest
usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych Osobowych
oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
9.1.4. usunięcia Danych Osobowych – na tej podstawie
można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już
niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
9.1.5. ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia
takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych
Osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę Osoba, której
dane dotyczą oraz ich przechowywania – zgodnie z przyjętymi zasadami
retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania
Danych Osobowych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego
zezwalająca na dalsze przetwarzanie Danych Osobowych, okres sprawdzenia
przez Administratora poprawności Danych Osobowych);
9.1.6. przenoszenia Danych Osobowych – na tej podstawie
– w zakresie, w jakim Dane Osobowe są przetwarzane w sposób
zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą –
Administrator wydaje Dane Osobowe dostarczone przez Osobę, której one
dotyczą, w powszechnie dostępnym formacie pozwalającym na ich odczyt
przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych Danych
Osobowych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym
zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak
również tego innego podmiotu;
9.1.7. sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych w
celach marketingowych – Osoba, której dane dotyczą, może w każdym
momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych Osobowych w celach
marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
9.1.8. sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania
Danych Osobowych – Osoba, której dane dotyczą, może w każdym momencie, z
przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, sprzeciwić się
przetwarzaniu Danych Osobowych, które odbywa się na podstawie
uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub
statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w
tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
9.1.9. wycofania zgody – jeśli Dane Osobowe
przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Osoba, której dane
dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa
na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody;
9.1.10. skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie
Danych Osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące
ochrony Danych Osobowych, Osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę
do organu nadzorczego zajmującego się ochroną Danych Osobowych w
państwie członkowskim zwykłego pobytu Osoby, której dane dotyczą, jej
miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce
organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW
9.2. Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych można złożyć:
9.2.1. w formie pisemnej na adres: Chrześcijańskie Granie, Dewajtis 3, 01815 Warszawa
9.2.2. drogą e-mailową na adres: chrzescijanskiegranie@gmail.com
9.3. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek na podstawie dokonanego zgłoszenia, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.
9.4. Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo Danych Osobowych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego pełnomocnika profesjonalnego (radcę prawnego, adwokata, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego), co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności wniosku.
9.5. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia.
9.6. Odpowiedź udzielana jest za pośrednictwem poczty tradycyjnej, chyba że wniosek został złożony drogą e-mailową lub zażądano przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.
ZASADY POBIERANIA OPŁAT
9.7. Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:
9.7.1. zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej
kolejnej kopii Danych Osobowych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w
takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości
10 zł.
Powyższa opłata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania.
9.7.2. zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych
(np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim
wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 50 zł.
Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań.
9.8. W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty
Osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do właściwego organu
nadzorczego (w Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony
Danych Osobowych).
10. ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
10.1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki została przyjęta 20 stycznia 2020 r.